Curso Administração do Tempo


ASPECTOS TÁTICOS

O CHEFE

• Se for interrompido pelo chefe proceder assim: “Fulano, você pediu para eu ir até aí agora, mas estou com sicrano”;
• Marcar 2 ou 3 contatos em horários predeterminados com seu chefe toda semana;
• Manter o chefe informado do progresso dos seus esforços na administração do seu tempo;

SUBORDINADOS

• Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam também alternativas de solução;

SECRETÁRIA

• Definir dois momentos diários para despacho com sua secretária;
• Solicitar a ela que coloque por escrito e arquive toda instrução sua;
• Pedir que a documentação lhe seja entregue empilhada e arrumada, colocando na parte superior o que for mais importante;
• Instruir sua secretária para interrompe-lo o mínimo necessário e sempre através de bilhetes.

CLIENTES

• Reservar horário pré-determinado para atendimento de clientes;
• Definir previamente, de comum acordo com os clientes, o momento do “início” e “término” de cada entrevista, reunião etc..

Marcar contatos sociais ou pessoais com clientes para o horário de almoço.

Agenda de tempo:

A organização do trabalho e a distribuição das tarefas diárias podem ser melhor feitas utilizando-se uma agenda de tempo.

Filtra-se todo o material de entrada (papéis, correio eletrônico, correio de voz, ligações), dedicando-se um tempo definido para tratar deles.

Deve-se dividir o dia de trabalho em lotes, criando-se blocos de tempo com horários definidos, ou seja, reservar horários fixos todos os dias para tratar do correio eletrônico, das ligações, dos papéis, etc.

Telefonemas em lotes:

Criar uma rotina de atender à ligações em horários curtos todos os dias, fazendo com que as outras pessoas possam também se habituar a ligar sempre nos mesmos horários. Uma mensagem de correio de voz indicando o seu tempo disponível e solicitando uma escolha por parte de quem liga, pode auxiliar em muito.

Correio Eletrônico:

Como o fluxo de informações via correio é maior e mais variado, pode-se reservar dois horários durante o dia para cuidar dele, sempre lembrando-se de eliminar a mensagem, se possível, assim que terminar de lê-la (tratá-la). É de fundamental importância que se passe mensagens claras e objetivas, não distribuir-se mensagens para muitas pessoas incidindo em muitas respostas também e não tratar mais de um assunto por mensagem, para deixá-la mais clara.

Recomendo as seguintes regras ao enviar mensagens:

1. Discuta um assunto por mensagem.
2. Defina claramente o tópico no cabeçalho.
3. Crie uma mensagem curta, mas que inclua todas as informações necessárias para que o receptor possa tomar uma atitude ou responder.
4. Os programas de correio eletrônicos têm funções de bloqueio para mensagens indesejadas, quando for o caso, peça ao remetente para retirar seu nome da lista de e-mail ou simplesmente bloqueie a mensagem a partir do programa.

Não deixe para depois para tomar uma atitude em relação à mensagem. A regra é Faça Agora ou Exclua Agora. Não trate a mensagem logo que ela chega, ao invés disso trate as mensagens em bloco para ser mais eficiente. Caso a mensagem seja interessante crie pastas por assunto e transfira-as para lá ou exclua-as.

Quando se faz algo corretamente, evita-se que outras pessoas interrompam o trabalho das outras para corrigir os erros. Da mesma forma , as mensagens e telefonemas devem ser claras para que não haja a necessidade de uma nova comunicação para tratar do mesmo assunto.

20 comentários

  1. Wilson

    É possivel atraves de tudo isso que vc nos apresenta, podermos montar indicadores para medir o tempo que gastamos trabalhando ou ociosos , por gentileza me de uma opinião e se houver possibilidade como faço isso.

    desde já agradeço

  2. Jonathan

    Muito bom, e a cada vez nos surpreedendo cada vez mais estão de parabens!!!

  3. Paloma

    material muito bom porém a maior dificuldade de quem mora em uma cidade como SP é o trânsito. Como gerenciar as 4h, em média, gastas no trajeto de casa para o trabalho? Parabéns ao site!

  4. Ronaldo

    Parabens pessoal, muito bom….

  5. Mylher Lira

    O curso é excelente!
    Vale a pena!
    Superou minhas expectativas!
    Parabéns!

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