Curso Administração do Tempo


Tarefas importantes e tarefas urgentes

O combate a URGÊNCIAS é fundamental para a concentração do tempo nas IMPORTÂNCIAS.
Para combater as URGÊNCIAS é preciso que:
• Evite sempre o uso da palavra NÃO;
• Transfira para outra pessoa o atendimento;
• Determine o momento que você vai resolver o problema do outro.

O que é inesperado não é necessariamente importante! Diante do inesperado, resista à tentação de execução imediata, procurando antes identificar a importância/urgência da tarefa.

Ordem

Pessoas têm mania de guardar coisas sob o pretexto de talvez precisar delas mais tarde.
No entanto, deve-se guardar somente o que realmente é importante e pode ser útil mais tarde.
Há um conceito de que a desordem instiga a criatividade, o que não é verdade. Segundo o “Walltret Journal” as pessoas passam em média 6 semanas por ano procurando coisas no escritório.

Além da ordem ajudar no acesso às informações de maneira rápida, possibilita um ambiente confortável, e isto ajuda a aumentar a produtividade.

Para trato dos papéis, usa-se o sistema de bandejas, sendo uma para entrada de documentos, uma de pendências e outra para saída.

Entrada: assuntos novos; materiais ainda não analisados a serem tratados.
Pendências: aqueles que não podem ser resolvidos de momento; não podem ficar mais de 24 ou 48 horas pendentes.
Saída: assuntos resolvidos, aqueles que já podem ser arquivados ou eliminados.

Um outro ponto crucial é a eficiência, eficácia e rapidez no trabalho, é necessário ter-se todo o material, ferramentas funcionando perfeitamente e saber-se utilizá-los. Esses materiais vão desde clipes, grampeadores e tesouras até copiadoras, fax e computadores. É sempre bom manter-se atualizado acerca de novas ferramentas de trabalho que surgem.

Arquivos

Os arquivos devem estar divididos em arquivos de trabalhos do momento, arquivos de referência e arquivo morto.

Arquivo de trabalho do momento: São aqueles em que se trabalham nos projetos atuais. Devem estar sempre à mão, de fácil acesso como telefones, códigos, política da empresa, endereços, etc. Depois de serem discutidos (reuniões), há os arquivos de rotina e os de acompanhamento que devem ser divididos de 1 a 12 (representando os meses) e outra parte de 1 a 31(dias); Nestes devem ser colocados aqueles trabalhos diários, substituindo-se lembretes escritos em papéis por anotações na agenda e coloca-se cada arquivo no dia correspondente do mês a ser tratado.

Arquivos de referência: São os projetos futuros e passados, informações sobre os recursos da empresa, informações sobre o pessoal, dados administrativos, verbas, contas de clientes. Procura-se guardar o que é necessário e, se for possível, entregar documentos a outras pessoas que seja mais conveniente.

Arquivo Morto: Normalmente, arquivos de até três anos, para fins jurídicos e tributários da empresa. Para os arquivos eletrônicos, é muito útil distribuí-los em pastas a serem criadas por categorias, de acordo com o tipo de arquivo e o tipo de aplicativo existentes.

As mensagens do correio eletrônico devem ser filtradas logo na tela, selecionando os relevantes, apagando as mensagens inúteis e se for realmente preciso, guardá-las. Porem as que não precisarem ser guardadas devem ser logo apagadas para que não fiquem ocupando espaço.

20 comentários

  1. Wilson

    É possivel atraves de tudo isso que vc nos apresenta, podermos montar indicadores para medir o tempo que gastamos trabalhando ou ociosos , por gentileza me de uma opinião e se houver possibilidade como faço isso.

    desde já agradeço

  2. Jonathan

    Muito bom, e a cada vez nos surpreedendo cada vez mais estão de parabens!!!

  3. Paloma

    material muito bom porém a maior dificuldade de quem mora em uma cidade como SP é o trânsito. Como gerenciar as 4h, em média, gastas no trajeto de casa para o trabalho? Parabéns ao site!

  4. Ronaldo

    Parabens pessoal, muito bom….

  5. Mylher Lira

    O curso é excelente!
    Vale a pena!
    Superou minhas expectativas!
    Parabéns!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *